Планёрка в отделе продаж: как сократить её вдвое и получить больше

Посчитаем честно. Ежедневная планёрка на двадцать минут с отделом из восьми человек это почти три часа рабочего времени компании в день, около пятнадцати часов в неделю.

Вопрос не в том, нужна ли планёрка. Вопрос в том, что на ней происходит.

Что обычно происходит

Руководитель по очереди спрашивает, кто что сделал вчера и что планирует сегодня. Каждый отвечает своей версией событий.

У этого формата два изъяна, и оба системные.

Первый: обсуждаются намерения, а не факты. «Клиент думает, перезвоню в пятницу» звучит одинаково и когда разговор прошёл хорошо, и когда менеджер назвал цену в первую минуту, получил «дорого», согласился и предложил подумать.

Второй: семеро слушают одного. Пока обсуждается один сотрудник, остальные заняты своими мыслями. Полезное время каждого участника это две или три минуты из двадцати.

Чем заменить опрос

Сводкой, которая приходит сама. Если у вас есть единый чек-лист и разбор записей, планёрка перестаёт быть опросом и становится разбором конкретных мест.

Выглядит это так. Руководитель открывает список причин потерь за неделю с числами: цена названа до выяснения задачи столько-то раз, следующий шаг не назначен столько-то. Дальше берутся три фрагмента записей, и обсуждается фраза, а не человек.

Разница в предмете. «Ты не умеешь работать с возражениями» вызывает защиту. «Вот здесь на третьей минуте прозвучало согласие вместо вопроса» вызывает обсуждение, в котором участвуют все, потому что каждый узнаёт себя.

Три правила короткой планёрки

Не больше двух изменений за раз. Человек не меняет пять привычек одновременно. Попытка исправить всё разом заканчивается тем, что не меняется ничего.

Не только провалы. Если из недели берут три плохих звонка и ни одного хорошего, формат справедливо считают односторонним. Удачный разговор с объяснением, почему он сработал, учит быстрее критики.

Обязательное прослушивание фрагментов. Пересказ записи своими словами всегда звучит убедительнее, чем сама запись, и именно поэтому спор на пересказах не заканчивается.

Что обсуждать ежедневно, а что раз в неделю

Ежедневно имеет смысл смотреть только то, что меняется ежедневно и требует реакции сегодня: зависшие сделки с просроченной задачей и новые обращения без ответа. Это занимает пять минут и не требует круга по всем участникам.

Раз в неделю идёт разбор записей и работа с причинами потерь. Это и есть содержательная часть, ради которой отдел собирают.

Раз в месяц смотрят динамику по пунктам чек-листа: сдвинулось ли то, что чинили, или всё вернулось к прежнему.

Три цифры вместо отчётов

Если убрать из планёрки устные отчёты, нужно чем-то заменить контроль. Трёх показателей достаточно, и все три берутся из системы, а не из рассказов.

Движение сделок: сколько перешло на следующий этап за неделю и сколько зависло дольше нормы. Зависшие сделки это главный индикатор.

Выполнение договорённостей: доля сделок с задачей на конкретную дату и доля просроченных задач.

Содержание разговора по чек-листу: здесь нужны записи, и заменить их нечем.

Остальное, от числа набранных номеров до времени в системе, добавляет данных и не добавляет понимания.

Чего на планёрке быть не должно

Разбора личных качеств. Это разговор один на один, а не при коллегах.

Записей, которые достают, чтобы объяснить кадровое решение. После первого же такого случая отдел начинает говорить для записи, и весь формат теряет смысл.

Длинных обсуждений частных случаев. Если вопрос касается одного сотрудника, он решается после планёрки за две минуты.

Как понять, что формат работает

По одному признаку: спорят ли сотрудники по существу.

Если менеджер на разборе возражает по конкретному пункту и приводит аргументы из разговора, формат живой. Если он молчит и соглашается со всем, вы получили не согласие, а защиту, и реальная картина от вас по-прежнему скрыта.

Полный разбор пяти способов контроля отдела и того, что каждый из них показывает, собран на странице про контроль менеджеров по продажам.

Чтобы на планёрку приходила сводка с причинами потерь, а не устные отчёты, нужен сплошной разбор записей. Первые сто звонков мы разбираем бесплатно: что входит в отчёт, написано на странице аудита звонков.